Para efetuar o cadastro de um título de contas a pagar em nosso sistema, podemos realizar alguns registros preliminares. Seguem os passos necessários:
Cadastro de Fornecedor:
Previamente ao cadastro de um título, é imprescindível que o fornecedor esteja devidamente registrado. Para obter orientações detalhadas sobre como realizar o cadastro de fornecedores, por favor, consulte o seguinte link: Passo a passo de Cadastro de Fornecedor.
Cadastro de pagamento padrão:
Antes de cadastrar um título, podemos registrar o processo de lançamentos de contas recorrentes, como aquelas de caráter mensal ou trimestral, disponibilizados na funcionalidade de "Cadastro de Pagamento Padrão", por favor, consulte o seguinte link: Passo a passo de Cadastro de pagamento padrão
Ao acessar o módulo de contas a pagar e navegar até a aba de gerenciamento, no menu de "Gerencia Título", você se depara com duas opções importantes: "Lançamento de uma Previsão" e "Lançamento de Títulos".
1. Lançamento de uma Previsão: Essa opção permite criar projeções financeiras inserindo estimativas futuras de despesas. Ideal para um planejamento estratégico, oferece uma visão antecipada do fluxo de caixa, auxiliando na antecipação de desafios financeiros.
2. Lançamento de Títulos: Ao selecionar "Lançamento de Títulos", você insere informações concretas sobre pagamentos, como faturas e boletos. Este processo envolve registrar valores, datas de vencimento e outros detalhes essenciais, facilitando a gestão eficiente das obrigações financeiras.
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No ato de lançar títulos, é necessário clicar na opção "Incluir", proceder com a escolha do fornecedor (quem você vai pagar) e se for o caso selecionar o método de pagamento padrão.
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Posteriormente, é necessário fornecer as informações do título, incluindo um identificador exclusivo para o mesmo, que pode ser o número da nota fiscal, do boleto, entre outros.
Informe também a data de emissão e o prazo de vencimento do título. Indique o valor total do documento, sua natureza (espécie) e a categoria de despesa correspondente, além de especificar o portador e a modalidade de pagamento.
Caso o título seja passível de parcelamento, por favor, forneça o número de parcelas desejadas e o intervalo de dias entre cada uma delas, por exemplo, 15, 30, entre outros.
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Caso não tenha cadastrado o pagamento padrão, terá um botão na parte inferior chamado rateio valor.
- Deverá ser informada a conta contábil na qual a despesa se enquadra.
- Digitar no campo Val. Aprop. Contábil: o mesmo valor da conta, depois em Gravar.
- Retornará a tela principal, e clicar no Incluir na parte inferior da tela.
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Neste ponto, é possível inserir um histórico ou observação referente a este título. Caso seja pertinente, inclua uma descrição detalhada, podendo adicionar valores se a observação estiver relacionada a quantias específicas. Essa funcionalidade permite registrar informações adicionais que possam ser relevantes para a gestão e acompanhamento do título em questão.
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No ato de lançar previsão, Após ter cadastrado o pagamento padrão, para agilizar ainda mais o lançamento de contas com padrão mensal, trimestral etc, o cadastro de previsão é com base em médias de valores.
- Com o pagamento padrão já cadastrado: clicar em pagamento padrão e informar o código ou buscar pela lupa.
- Informar o tipo despesa: fixa
- Campo Valor: informar o valor total referente ao período. Exemplo: R$ 100,00 conta de luz mensal, em um período de 12 meses, digitar R$ 1.200,00 e 12 parcelas. A primeira data deve ser alterada para próxima data de vencimento. O sistema calcula automaticamente as próximas cada 30 dias.
- Clicar em Incluir na parte inferior da tela.
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No ato de pagar um titulo a partir de uma previsão, ao confirmar a realização da despesa, acesse a opção relacionada às previsões.
Identifique a parcela específica que corresponde ao título em questão.
Selecione essa parcela para indicar que a previsão foi concretizada e associada ao título correspondente.
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